Οι ροές εργασίας PDF έγιναν επίσης κυρίαρχες. Οι προμηθευτές συστημάτων Prepress, πέραν της βιομηχανίας εκτυπώσεων όφσετ, αγκάλιασαν ένα υποσύνολο του μορφότυπου PDF που αναφέρεται ως PDF / X1-a. Αυτό το συγκεκριμένο υποσύνολο της βιομηχανίας, είναι μία έκδοση του συνόλου προτύπων PDF / X (PDF for eXchange).

Σε πιο πρόσφατα χρόνια, έχει αναπτυχθεί λογισμικό προεκτύπωσης, το οποίο έχει σχεδιαστεί για να προσφέρει όσο το δυνατόν περισσότερη αποτελεσματικότητα στη ροή εργασιών προεκτύπωσης. Αυτά τα εργαλεία προσπελαύνονται στο διαδίκτυο και επιτρέπουν σε διαφορετικούς εργαζόμενους, να εργάζονται ταυτόχρονα σε ένα έργο, συχνά από διαφορετικές τοποθεσίες.

Η βασική λειτουργικότητα, αυτοματοποιεί τα κοινά βήματα για τη μείωση των σφαλμάτων, την ενίσχυση των προτύπων ποιότητας και την επιτάχυνση της παραγωγής. Αυτά τα εργαλεία χρησιμοποιούνται σε όλα τα είδη της προεκτύπωσης, περιλαμβανομένης και της παραγωγής βιβλίων, περιοδικών και καταλόγων. Το σύνολο των διαδικασιών που χρησιμοποιούνται σε οποιοδήποτε συγκεκριμένο περιβάλλον προετοιμασίας, είναι γνωστό ως ροή εργασίας. Οι ροές εργασίας ποικίλουν ανάλογα με τη διαδικασία εκτύπωσης (π.χ. παραδοσιακή τυπογραφία, offset, ψηφιακή εκτύπωση, κ.ά), το τελικό προϊόν (βιβλία, εφημερίδες, συσκευασίες προϊόντων) και την εφαρμογή συγκεκριμένων τεχνολογιών προετοιμασίας εκτύπωσης. Για παράδειγμα, δεν είναι ασυνήθιστο να χρησιμοποιείται ένας υπολογιστής και ένας εικονοθέτης για τη δημιουργία φιλμ, που στη συνέχεια οδηγείται για φωτισμό σε ένα μεταφορείο, ώστε να γίνει εκτυπώσιμος τσίγκος. Αυτή η ροή εργασίας είναι υβριδική, επειδή ο διαχωρισμός και η ραστεροποίηση πραγματοποιούνται μέσω ψηφιακών διεργασιών, ενώ η έκθεση του τσίγκου είναι αναλογική.

Αυτό δείχνει ότι τα σύνορα γύρω από την προεκτύπωση είναι πολύ ρευστά. Επιπλέον, ανάλογα με τη μέθοδο εκτύπωσης και το προϊόν εκτύπωσης, τα στοιχεία της προεκτύπωσης μιας εκτύπωσης γραφικών, μπορούν να διαφέρουν από περίπτωση σε περίπτωση. Αυτή η κατάσταση απαιτεί τη διαχείριση της ροής εργασίας. Είναι απαραίτητο να διαχειριστείτε την ευθύνη για κάθε τμήμα της ροής εργασίας.

Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι, οι οποίοι είναι πραγματικά υπεύθυνοι για άλλα τμήματα της παραγωγής (π.χ. επεξεργαστές εικόνας), πρέπει να είναι ενήμεροι και να συνεργάζονται με άλλα τμήματα της προεκτύπωσης.